Смарт-документы позволяют усовершенствовать процесс обработки деловой информации, начиная с простой проверки, работает ли пользователь над самой последней версией документа, и заканчивая полнофункциональными интерактивными процессами, которые предоставляют управление, инструкции, данные и форматированную информацию, отображаемую посредством области задач и соответствующих действий.
Сценарии смарт-документов могут включать такие разнообразные задачи, как составление отчета о расходах в Excel 2003, создание генератора предложений по продажам и управление обработкой юридических форм в Word.
Лучше разобраться в том, как смарт-документы повышают качество работы, поможет следующий пример. До появления смарт-документов пользователи, которым надо было заполнить отчет о расходах, должны были начать с самого последнего файла электронной таблицы. Если такого файла у них еще не было, они должны были просматривать локальную сеть и общие хранилища файлов или использовать копию, полученную по электронной почте или находящуюся на их компьютере. Если такая копия была, то пользователь сам должен был убедиться перед началом работы в том, что это именно последняя версия, а значит, снова требовалось просмотреть обычные места расположения файлов. После того как нужный документ был найден, его заполняли с помощью инструкций к таблице, помещенных, возможно, в крайние ячейки или в виде встроенных в ячейки комментариев. Далее документ надо было отправить на утверждение, для чего его следовало поместить обратно в хранилище файлов или отправить по электронной почте непосредственно проверяющему.
Смарт-документы позволяют упростить составление таких отчетов, сделать этот процесс более эффективным, избежать ошибок и путаницы. В случае смарт-документа пользователи должны сначала получить шаблон для заполнения расходов, но сделать это следует лишь один раз, поскольку приложение содержит информацию о способах своего обновления. При этом, даже если компания изменит формат или метод вычислений, заложенный в отчет о расходах, пользователю достаточно будет открыть имеющуюся версию смарт-документа, и она будет содержать все самые последние функциональные возможности. Заполнять такой отчет о расходах будет проще и удобнее.
При вводе информации область задач автоматически обновляется, чтобы отобразить важные сведения функционального или информационного характера. Если пользователи, например, вводят данные о расходах в ячейку, где требуется классификация по типу, область задач может отображать сведения о каждой категории расходов и о том, какой тип расходов соответствует каждой ячейке, а также предлагать варианты автоматического заполнения. В другом примере пользователи указывают величину расходов, но в другой валюте. Тогда в области задач с помощью веб-служб отображаются текущие обменные курсы, чтобы произвести точный расчет и упростить вычисления. Другая функция поможет вычислить дорожные расходы с помощью счетчика пробега, который использует веб-службу для вычисления длины маршрута.
После заполнения формы пользователи нажимают кнопку «Отправить» в области задач. Смарт-документ сначала проверяет отчет, а затем отправляет готовый документ непосредственно нужному инспектору. После отправки отчета кнопка «Отправить» в копии документа, с которой работает пользователь, становится недоступной, и отчет получает пометку об отправке. Инспектор на своей копии может выбрать один из двух вариантов: «Утвердить отчет о расходах» или «Отклонить отчет о расходах». Если он нажимает кнопку «Утвердить отчет о расходах», пользователю автоматически отправляется подтверждение по электронной почте, а данные отправляются службе обработки отчетов о расходах. Если отчет не принят, то он с комментариями инспектора автоматически возвращается пользователю. Весь процесс управляется алгоритмами, содержащимися в смарт-документе.
